Die digitale Stadt

Fit für die Zukunft dank urbaner Datenökosysteme

Ein gemeinsamer Artikel von accilium und QuinScape

Wer heute die digitale Transformation plant, schaut bereits in die Vergangenheit. Laut destatis nutzen von je 100 befragten Bürgerinnen und Bürgern 89 das Internet für Informationen über Waren und Dienstleistungen, 63 für Online-Banking und 55 für die Kommunikation über soziale Medien.  Durch Remotearbeit verlieren Entfernungen ihre Bedeutung. Es war nie einfacher als heute mit einem Smartphone und Onlinebezahlsystemen eine Pizza mit zwei Klicks zum Wunschtermin zu bestellen. Die Generation Z (Post-Millenials) lebt bereits in einer überwiegend digitalen Welt. Lesen Sie in diesem Artikel warum die digitale Stadt in diesem Wandel ein wichtiger Faktor ist und wie eine erfolgreiche Strategie aussieht.

1. Warum jetzt gerade noch früh genug ist

Kommunen sind das direkte Bindeglied zwischen den Bürgern und Bürgerinnen, den örtlichen Unternehmen und der Politik auf den nächsthöheren Entscheidungsebenen. Als solche kennen sie die vielseitigen Interessen der diversen Akteure und stellen sich der tagtäglichen Herausforderung diese zu vereinen. Heute sind die Herausforderungen besonders vielfältig. Die zunehmende Urbanisierung, der voranschreitende demographische Wandel, ein immer stärker ausgeprägtes Ressourcenbewusstsein und die dringliche Notwendigkeit einer Infrastrukturvernetzung und einer digitalen Ökonomie – das sind nur einige der großen Trends, auf die Kommunen heute reagieren müssen. Während sich die genaue Ausgestaltung dieser Trends an den individuellen Gegebenheiten vor Ort orientiert, ist der damit verbundene Weg über die digitale Transformation unumgänglich.

Um zukunftsfähig zu sein und für die BürgerInnen ein attraktives Lebensumfeld zu bieten, ist es für Kommunen entscheidend, die Chancen der Digitalisierung voll auszuschöpfen. In diesem Rahmen müssen, unter anderem, die Verwaltung modernisiert sowie die Verwaltungsleistungen und -informationen für Bürgern und Bürgerinnen und Unternehmen digital und benutzerfreundlich zur Verfügung gestellt werden. Dabei sind die Vernetzung und Nutzung der bereits zur Verfügung stehenden Daten zentral. Beides gelingt über ein urbanes Datenökosystem.

Das Datenökosystem integriert und verknüpft die städtischen Daten der beteiligten Akteure, bereitet diese auf, analysiert und sammelt sie. Dadurch entstehen Synergien und Mehrwerte für alle Akteure. Für die Kommune schafft ein urbanes Datenökosystem die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu optimieren und nahe an den Bedürfnissen der BürgerInnen agieren zu können. Die Kommune kann ihren Bürgern und Bürgerinnen dank smarter Verwaltung und der Schaffung neuer Dienste eine höhere Lebensqualität, und ihren Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Standorten bieten. Politikentscheidungen können evidenzbasiert getroffen werden, und die Forschung erhält einen zentralen Zugriff auf wertvolle Daten und Informationen.

Abbildung 1: Der Nutzen eines Datenökosystems für verschiedene Akteursgruppen

2. Durch Umgehen der Stolperfallen schneller ans Ziel kommen

Der Mehrwert eines urbanen Datenökosystems ist offensichtlich. Dabei wird das Benutzererlebnis, die schnelle und intuitive Zugänglichkeit der Plattform für Bürger und Bürgerinnen immer wichtiger. Sobald die Handhabung zu kompliziert wird, nutzen BürgerInnen die Plattform nicht. Bei der Konzeption eines Datenökosystems gilt es somit sowohl aus IT- als auch aus Strategiesicht die folgenden Stolperfalle zu vermeiden.

• Stolperfalle Fehlende Strategie – Die Strategie stellt das Fundament eines zielorientierten Handelns in jedem Transformationsvorhaben dar. Einmal festgelegt, dient sie langfristig als Orientierung und als gemeinsamer Referenzrahmen. Auf ihr baut die Organisationsstruktur des Datenökosystems auf, aus der sich wiederum die Prozesse und Rollen darin ableiten. Eine gut durchdachte und langfristig ausgerichtete Strategie ist essenziell. Bei der Ausarbeitung müssen die relevanten Leitungsebenen der Stadtverwaltung (Dezernats-, Referats-, Stabstellenleitung) eingebunden werden, ebenso wie alle anderen relevanten Akteursgruppen. Darunter zählen neben der Verwaltung die Stadtpolitik, die Fachöffentlichkeit, sowie die BürgerInnen. Die Einbindung aller Akteursgruppen in die Konzeptionierung schafft den erforderlichen Rückhalt für den Transformationsprozess. Im Rahmen der Strategieentwicklung empfehlen wir außerdem zu Beginn ein klares Zielbild zu definieren und Leitplanken für das zukünftige Handeln festzulegen. In ihnen sollte sich das Spannungsfeld zwischen gemeinwohlorientierten und wirtschaftlich orientierten Akteuren, in dem sich Kommunen und die damit verbundenen Stadtwerke-Unternehmen bewegen, wiederfinden.

• Stolperfalle Proof of Concept – Eine Arbeitsprobe ist immer etwas Greifbares, etwas Messbares. Aufgrund der heutigen Komplexität von IT-Systemen wird klassischerweise auf den Proof of Concept (POC) zurückgegriffen. Er nutzt mehrere Beispiele aus dem Alltag, trifft Annahmen und testet exemplarisch die Brauchbarkeit. POCs sind für sich isolierte Tests. Das ist aus unserer Sicht zu kurz gesprungen, denn eine erfolgreiche urbane Datenstrategie ist ein Nutzenviereck, das Kommunen, BürgerInnen, Unternehmen und Politik in sich vereint. Wir empfehlen den Aufbau eines Minimal Viable Product (MVP), einer vollständig produktiv einsetzbaren Integrationsstrecke, statt einer losen Sammlung von Einzeltests. Denn wie einem Puzzle sieht man das gesamte Motiv erst, wenn alle Elemente zusammengefügt sind – und merkt erst dann, welche Teile wirklich fehlen.

• Stolperfalle Alleinstehendes IT-Produkt – Bei der Etablierung eines urbanen Datenökosystems steht auf technischer Ebene das IT-Produkt, die Datenplattform selbst, im Mittelpunkt. Der größte, teuerste und zeitaufwendigste Stolperfalle besteht aus unserer Erfahrung nach darin, sich beim Aufbau eines Datenökosystems ausschließlich auf das IT-Produkt zu fokussieren, ohne es durch eine passende Strategie zu untermauern. Ohne die Verzahnung von Strategie und Technologie schwebt das Datenökosystem ohne Verankerung in den Organisationsabläufen alleinstehend im Raum, die Folge ist eine Ablehnung durch die Nutzer und gewünschten Konsumenten. Eine Plattform kann nur dann ihr Potential entfalten, wenn sie konsequent und gern genutzt wird.

3. Auf der sicheren Seite dank Verzahnung von Strategieentwicklung und IT-Umsetzung

Wir empfehlen, die Entwicklung des MVP mit der Entwicklung einer dazugehörigen Strategie zu parallelisieren. Für uns ist die gesamtheitliche Betrachtung von IT, Organisation und Prozessen der zentrale Erfolgsfaktor bei der Einführung eines urbanen Datenökosystems. Dieser Dreiklang besagt, dass keiner der Faktoren alleinstehend betrachtet werden kann. Wir haben ein Modell entwickelt, in dem Organisation, Prozesse und IT zum richtigen Zeitpunkt miteinander verflochten werden, sodass sie beim Aufbau einer zukunftsfähigen Plattform einander stärken statt miteinander zu konkurrieren.

Gerade in innovativen Projekten wird eine Metrik gerne vergessen: Die Gesamtkosten des Betriebs, im Englischen Total Cost of Ownership (TCO). Während die Herstellungsaufwände in der Regel Einmalaufwände sind, laufen die Aufwände für die Wartung, die Aktualisierung des Serviceangebots, die Bereitstellung und vieles mehr über Jahre weiter. Ein stabiles und vor allem wirtschaftlich tragfähiges Betriebsmodell ist dafür die Grundlage. Insbesondere im Bereich der urbanen Datenökosysteme muss nachhaltiges Denken immer im Vordergrund stehen, daher haben es sich accilium und QuinScape zur Aufgabe gemacht, nicht nur Datenokösysteme zu erstellen, sondern diese auch wirtschaftlich und technologisch so zu konzipieren, dass sich durch ein kontinuierlichen Verbesserungsprozess die Investition über lange Zeit auszahlt. Wir bereiten Sie mit einem geeigneten Betriebsmodell darauf vor.

Auch aus der Strategie-Sicht bietet die Parallelisierung der Entwicklungsstränge MVP und Strategieerstellung einige Mehrwerte. Durch die enge Abstimmung zwischen den beiden Bereichen ist es möglich, frühzeitig produktbezogene Erfahrungswerte zu gewinnen und diese in die weitere Konzeption einfließen zu lassen. Das erarbeitete Betriebsmodell kann im MVP verprobt werden und die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden direkt eingearbeitet. So stellen wir sicher, dass das Betriebsmodell bestens auf die neue Technologie eingestellt ist und auch langfristig bleibt. Damit kann sich die Kommune als Auftraggeberin sicher sein, dass Technologie,  Organisation und Betriebsmodell zusammenpassen. Die Parallelisierung von MVP- und Strategieentwicklung führt zeitgleich zu einem frühzeitigen „greifbaren“ Ergebnis, womit die beteiligten Akteure zeitlich früher  in das Projekt eingebunden und von den Neuerungen überzeugt werden können.

4. Wir bringen Kompetenzen zusammen

Die Parallelisierung der MVP- und Strategieentwicklung bietet einen deutlichen Mehrwert für das langfristige Funktionieren eines urbanen Datenökosystems. Aber wie sieht so eine Parallelisierung im Modell von QuinScape und accilium und zwischen diesen beiden sehr unterschiedlichen Domänen (IT und Strategie) aus?

Der Kern unserer gemeinsamen Vorgehensweise ist die enge Abstimmung über die gesamte Strategieentwicklungsphase hinweg. Während die Entwicklung des MVP und die der Strategie fast zeitgleich starten, geht die MVP-Ausarbeitung über die rein strategische Konzeptionierungsphase hinaus. In der gleichzeitig stattfindenden Arbeitsphase finden regelmäßige Abstimmungen und stetig wechselseitige Anpassungen statt. All dies funktioniert für uns in einem agilen Zusammenarbeitsmodell am besten.

Abbildung 2: Vorgehen im Projekt

Unsere Erfahrung aus vielen Jahren Digitalisierung ermöglicht unseren Kunden eine optimale Orientierung und so ihr Ziel, ihre Strategie festzulegen und somit den wichtigsten Grundstein des Vorhabens zu legen – und Ihnen wertvolle Zeit zu sparen. Wie in Abbildung 2 zu sehen ist, kann über das beschriebene Vorgehensmodell die technische Grundlage sehr früh in die strategische Umsetzung eingebunden werden.

Damit wird durch die Betrachtung der kompletten Strecke als MVP die Stolperfalle des isolierten Proof of Concept, wie zu Beginn des Artikels beschrieben, vermieden werden. Durch die Fokussierung auf die Phasen der Strategieumsetzung findet die Rückkopplung der technischen Planung mit der strategischen Ebene statt. statt. Es entsteht so neben einer tragfähigen Strategie eine Infrastruktur eine optimal darauf abgestimmte Infrastruktur. Die Stärke des Ansatzes besteht demnach darin, die Erkenntnisse aus Theorie und Praxis, Strategie und Umsetzung, im Einklang für ein besseres Gesamtergebnis zu verweben.

Abbildung 3:  MVP als Fundament der Strategie

Im Rahmen der Strategieentwicklung wird basierend auf die von der Kommune vorgegebenen Vision, Mission und Werten ein Zielbild definiert und Projektleitplanken ausgearbeitet. Diese Leitplanken gelten als Bewertungsprämissen für alle Projektentscheidungen. accilium bindet dabei aktiv alle Akteursgruppen während der gesamten Projektphase aktiv ein, stimmt sich eng mit ihnen ab und hält sie auf dem Laufenden. Dabei werden Erfolge bewusst kommuniziert, die sich dank der Parallelisierung mit dem MVP frühzeitig erkennen lassen. Dies fördert die Bindung der Akteursgruppen an die Technologie. Passend zum IT-Produkt wird ein strategisch sinnvolles und im Rahmen des MVP erprobtes, Betriebsmodell, sowie die dazu gehörenden Prozesse und Rollen festgelegt.

5. Wir leben erfolgreich das, was wir Ihnen empfehlen

Der langfristige Erfolg eines urbanen Datenökosystems entscheidet sich bereits in der Entwicklungsphase. Die Einführung kann nur gelingen, wenn alle Akteure in den Entstehungsprozess eingebunden werden, und die technologische Lösung von einer auf sie abgestimmten Strategie und Organisationsform untermauert wird. Damit dies gelingt, müssen alle Partner gemeinsam an einem Strang ziehen. QuinScape und accilium bieten Kommunen genau dieses Gesamtpaket.

Bei der ganzheitlichen Ausarbeitung eines Datenökosystems, in der die Erstellung von Strategie und MVP Hand in Hand gehen, haben QuinScape und accilium zusammen viele positive Erfahrungen gesammelt. In gemeinsamen Projekten hat sich gezeigt, dass sich die Kompetenzen beider Firmen optimal ergänzen. Die ähnliche Unternehmenskultur, ihr Gründer- und Innovationsgeists, und die Ausrichtung an agilen Methoden harmonieren. Gemeinsam verfügen sie über ein sich gut ergänzendes Partnernetzwerk, auf das sie im Rahmen der Schaffung eines urbanen Datenökosystems jederzeit zurückgreifen können.

Wir konnten Ihnen hier nur einen kurzen Einblick in die Bedeutung einer strategisch fundierten IT-Lösung geben. Falls Sie mehr zu dem Thema, zu unserer konkreten Vorgehensweise im Projekt und zu unseren gemeinsamen Projekterfahrungen wissen möchten, melden Sie sich gerne bei uns.

Christian Schneider

Associate Partner | accilium

• Strategie-Experte für den öffentlichen Sektor
• Leiter des Bereichs „Agile Organisationsentwicklung“
• Langjährige Expertise in agiler Prozessgestaltung, Organisationsentwicklung, digitalen Transformationsvorhaben und agilem Coaching: Agile Organization-accilium

christian.schneider@accilium.com | +43 676 70 39 885

Christian Schneider

Director D&A | QuinScape

• Aufbau von Datenstrategien und Data Governance
• Leiter des Bereichs für Data & Analytics
• Langjährige Expertise in der Umsetzung von Datenstrategien im internationalen Kontext, Agiles Datenmanagement, Fachautor
• Niemand muss jemals wieder schlechte Entscheidungen treffen

christian.schneider@quinscape.de | +49 151 628 426 60