Heute werden in vielen Unternehmen noch Anwendungen benutzt, die nicht nur in die Jahre, sondern teilweise sogar schon in die Jahrzehnte gekommen sind. Dies ist ganz besonders oft bei Software der Fall, die mehrere Prozesse gleichzeitig bedient oder von verschiedenen Benutzergruppen verwendet wird. Oft handelt es sich dabei um Desktop Applikationen oder mit Makros und VBA-Skripten individualisierte Excel-Mappen.

Deswegen hat sich die Software über die Zeit vornehmlich funktional (weiter-)entwickelt, sodass der Workflow im System sich längst nicht mehr am Bedarf der Nutzer orientiert. In solchen Systemen werden fast immer (Erst-)Nutzer von der schieren Menge an Funktionen „erschlagen“, was die Einarbeitung enorm erschwert.

Vielfach ist in diesen Systemen auch der direkte Bezug zum reellen Arbeitskontext verloren gegangen. So richtig verstanden und genutzt werden, kann eine solche Anwendung oft nur noch von Usern, die die Entwicklung der Anwendung über die ganze Zeit miterlebt haben – und wehe, diese „versierten“ Kolleg(inn)en stehen einmal nicht zur Verfügung.

In Industrieunternehmen findet man eine solche Anwendung häufig in den diversen Schritten des Herstellungsprozesses. Das verwundert, ergeben sich doch über die Anpassungen gerade dort vielfache Kostenreduktionen und Produktivitätssteigerungen. Nachfolgend berichten wir über unsere Vorgehensweise in einem solch gelagerten Kundenprojekt.

1. Analysephase

Am Anfang muss die Aufnahme des IST-Zustands über einen nutzerzentrierten Anforderungsworkshop mit den Hauptanwendern der Software stehen. Dieser Prozess kann nach Kundenwunsch flexibel gestaltet werden, damit in jedem Fall das Projekt für alle Beteiligten auch schnell Fahrt aufnimmt. Im vorliegenden Fall ergaben sich folgende Erkenntnisse:

2. Prototypen entwickeln

In diesem Fall haben wir uns mit unserem Kunden darauf verständigt, im agilen Vorgehen Seitenschemata (Wireframes) zu entwickeln. Wireframes werden erstellt, um Elemente so anzuordnen, dass sie einen bestimmten Zweck am besten erfüllen. Das beinhaltet zudem den Vorteil, schnell sichtbare Ergebnisse zu erzielen, die allen Beteiligten das Konzept noch einfacher und nachvollziehbarer verdeutlichen. Anhand von minimalen Prototypen kann das geplante Nutzererlebnis den am Projekt teilnehmenden Usern nähergebracht werden und Optimierungspotenzial noch vor der Entwicklungsphase festgestellt werden. Aufgrund nachhaltiger Branchenexpertise haben wir mit Tests aus unserem Methodenkoffer diese Konzepte direkt mit ausgewählten Benutzergruppen, die im Unternehmen die Anwendung regelmäßig nutzen, verprobt. Die Ergebnisse flossen ebenfalls direkt in das Endkonzept ein. Auf diese Weise haben wir den Mitarbeitern unseres Kunden Unklarheiten und Frust erspart, die sonst oft erst beim GoLive auffallen.

3. Design des User-Interface

QuinScape beschäftigt sowohl Back- wie Frontend-Entwickler als auch UX-Engineers und bietet somit für den Kunden alles aus einer Hand. Die Vorteile liegen auf der Hand: Machbarkeiten können bei der Implementierung schnell geklärt werden. Dieser kontinuierliche Austausch und unsere kurzen Abstimmungswege resultieren auch insgesamt in einem geringeren Abstimmungsaufwand mit dem Kunden. Änderungen können zu jeder Zeit auch kurzfristig berücksichtigt werden. Ein geregelter Informationsprozess mit den Projektteilnehmern stellt zudem sicher, dass alle vereinbarten und gewünschten Ziele erreicht werden. So entstehen zum Beispiel schnell und zielgerichtet individuelle Dashboards, die die Bedarfe der Anwender des Kunden aktiv berücksichtigen.

In Zusammenarbeit mit unseren Kunden stellt QuinScape sicher, dass eine „neue Anwendung“ geschaffen wird, die intuitiv, hilfreich, effizient und benutzerfreundlich ist.

Mit dem neu gestalteten Interface, welches in diesem Blogbeitrag beschrieben wird, ließen sich folgende Aufwände senken:

4. Erfolge und Ergebnisse

In nachträglichen Datenanalysen ist festgestellt worden, dass bei unserem Kunden die Aufwände für Supportanfragen der Benutzer an die IT beispielsweise um 83% gesunken sind. Ebenfalls nahm der initiale Schulungsaufwand, den das Unternehmen betreiben musste, um neue Mitarbeiter in die Anwendung einzuführen, um 63% ab. Die Produktivität, gemessen an der durchschnittlichen Bearbeitungszeit für einen Arbeitsschritt, ist um knapp 21% gestiegen.

Sehen Sie hier das Ergebnis unseres Vorgehens anhand einer beispielhaften Applikation.

QuinScape berücksichtigt hierbei, alle Anforderungen des internationalen Standards ISO 9241 … und geht darüber hinaus. Die Optimierung einer Anwendung anhand von definierten Leistungsmerkmalen ist die Basis. Zusätzlich versuchen wir die Erwartungshaltung des Nutzers an die Software gezielt zu übertreffen. Hierdurch haben wir auch für unseren Kunden die klassische Usability, um den sogenannten Aspekt „Joy of use“ erfolgreich erweitert.