Intranet für Mitarbeiter

Im Rahmen des Intranets werden Mitarbeitern bedarfsgerecht Informationen zur Verfügung gestellt. Ein Intranet basiert auf Internet-Technologie und ist – im Gegensatz zum Extranet – nur innerhalb eines Unternehmens für die Mitarbeiter verfügbar.

Bedeutung

Noch vor nicht allzu langer Zeit waren Intranets „nach innen gerichtete Websites“ und wurden folgerichtig mit einem Content-Management-System (CMS) gepflegt. Von einer zentralen Stelle aus konnten wenige Redakteure den Mitarbeitern ausgewählte Informationen zur Verfügung stellen.

Mittlerweile hat sich dieses Bild grundlegend verändert und Intranets haben sich vom „ Hochglanzprospekt“ zur Arbeitsplattform entwickelt, bei der sich der Fokus von Inhalten auf Prozesse verschoben hat. Die typischen Content-Pflegeprozesse eines CMS (erstellen, freigeben, publizieren, archivieren) sind hier nicht mehr ausreichend.

Die Zielsetzung lautet nun fast ausnahmslos, interne Prozesse effizient über das Intranet abzuwickeln. Und – dem Portalgedanken folgend – über die Arbeitsplattform Intranet den Mitarbeitern bedarfsgerecht die für sie jeweils wichtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Diese Informationen stammen sowohl aus dem Intranet selbst (bspw. Unternehmensnews) wie auch aus angebundenen Fremdsystemen (bspw. Umsatzzahlen aus SAP). Immer wichtiger wird das Ziel, eine integrierte und standardisierte Zugriffsmöglichkeit auf die diversen Softwarelösungen des Unternehmens zu bieten, egal ob Individualentwicklung, ERP-System, Dokumentenmanagement oder Weblösung.

Entsprechend ist das Intranet nicht nur ein Mittel der Unternehmenskommunikation, sondern bietet darüber hinaus erhebliche Einsparpotenziale: Prozesse können elektronifiziert, Arbeitsabläufe verschlankt und vereinfacht werden. Eine konsequente Personalisierung und ein ausgefeiltes Rechtekonzept gewährleisten, dass Daten einfacher und einheitlicher von Mitarbeitern gefunden und bearbeitet werden können.

Typische Anwendungen

Optimierung der Information und Kommunikation

Ausgangssituation: Es geistern unkontrolliert große Mengen an E-Mails und Excel-Tabellen durchs Unternehmen, viele einfache Prozesse – beispielsweise die Internet-Freischaltung für einen Mitarbeiter – dauern bis zu einer Woche. Informationen werden nicht gefunden, es wird viel Zeit für sich wiederholende Suchen vergeudet, wichtige Daten liegen in undurchsichtigen Verzeichnisstrukturen.

Lösung: Ein integriertes Intranetportal, das die Prozesse systematisiert und die anhängige Kommunikation kanalisiert. Strukturierte Datenablage und das Ablösen von Exceltabellen (etc.) führt zu auffindbaren Informationen.

Innovationsmanagement

Ausgangssituation: Ideen werden im besten Fall unstrukturiert im Rahmen von Sitzungen geäußert; die Umsetzung ist Glückssache. Die „360-Grad-Betrachtung“ einer Idee durch Personen mit verschiedenen Kenntnissen findet nicht statt.

Lösung: Ein Innovationsportal, in das Ideen in definierter Weise einfließen und reifen können. Es schließen sich genau festgelegte Bewertungs- und Umsetzungsprozesse an, die ebenfalls über das Portal gesteuert werden („Maßnahmenverwaltung“).

Qualitätsmanagement / QM

Ausgangssituation: Prozessbeschreibungen, mitgeltende Unterlagen, Formblätter und diverse Dokumente mehr sind über ein gedrucktes QM-Handbuch sowie Dateien auf Fileservern verfügbar. Die Verwaltung (Änderungsdienst etc.) führt zu hohem organisatorischem Aufwand, die Prozesse werden nur bedingt "gelebt", das Auffinden von relevanten Inforamtionen ist umständlich.

Lösung: In einem QM-Portal werden für alle Mitarbeiter zugänglich die relevanten Unterlagen verwaltet. Der Änderungsdienst inkl. Freigaben erfolgt über das System, ebenso die Benachrichtigung hiervon betroffener Mitarbeiter. Eine Volltext- und Schlagwortsuche gewährt das effektive Auffinden relevanter Informationen.

Kundenmanagement / CRM

Ausgangssituation: Informationen zu Kunden liegen über verschiedene Systeme verteilt in unterschiedlicher Qualität vor, viel Wissen ist nur in einzelnen Köpfen gespeichert. Auswertungen führen stets zu großem Aufwand und exzessivem „exceln“.

Lösung: Ein Kundenmanagement, das die für Sie relevanten Informationen über Kunden integriert zur Verfügung stellt. Existierende Systeme werden angebunden, die Organisation der Prozesse muss dafür Sorge tragen, dass alle Daten zwingend im System gepflegt sind.

Zulieferermanagement / SRM

Ausgangssituation: Diverse Zulieferer, über die unstrukturiert und in verschiedenen Medien (Papier, Excel) Unterlagen vorliegen.

Lösung: Ein Zulieferermanagement, das analog zum CRM entsprechend zentral die Daten vorhält. Denkbar sind Bewertungsprozesse sowie Teile, die vom Zulieferer selbst gepflegt werden (Ansprechpartner, Urlaube etc).