Motivation

Kaum ein Kunde fragt uns direkt nach einem Intranet.

Im Vordergrund fast aller Anliegen stehen konkrete Aufgaben und Probleme wie beispielsweise das Kunden- oder Dokumentenmanagement. Diese Einzelaspekte werden dann allerdings häufig als Bestandteile eines Intranets umgesetzt.

Um Ihnen zu zeigen, wo die Stärken und Schwerpunkte von QuinScape liegen, möchten wir Ihnen einige typische Aufgabenstellungen und deren Lösungen aus Projekten näherbringen, die von uns realisiert wurden.

Intranet: Allgemein

Optimierung der Information und Kommunikation

Ausgangssituation: Es geistern unkontrolliert große Mengen an E-Mails und Excel-Tabellen durchs Unternehmen, viele einfache Prozesse – beispielsweise die Internet-Freischaltung für einen Mitarbeiter – dauern bis zu einer Woche. Informationen werden nicht gefunden, es wird viel Zeit für sich wiederholende Suchen vergeudet, wichtige Daten liegen in undurchsichtigen Verzeichnisstrukturen.

Lösung: Ein integriertes Intranetportal, das die Prozesse systematisiert und die anhängige Kommunikation kanalisiert. Strukturierte Datenablage und das Ablösen von Exceltabellen (etc.) führt zu auffindbaren Informationen.

Innovationsmanagement

Ausgangssituation: Ideen werden im besten Fall unstrukturiert im Rahmen von Sitzungen geäußert; die Umsetzung ist Glückssache. Die „360-Grad-Betrachtung“ einer Idee durch Personen mit verschiedenen Kenntnissen findet nicht statt.

Lösung: Ein Innovationsportal, in das Ideen in definierter Weise einfließen und reifen können. Es schließen sich genau festgelegte Bewertungs- und Umsetzungsprozesse an, die ebenfalls über das Portal gesteuert werden („Maßnahmenverwaltung“).

Qualitätsmanagement / QM

Ausgangssituation: Prozessbeschreibungen, mitgeltende Unterlagen, Formblätter und diverse Dokumente mehr sind über ein gedrucktes QM-Handbuch sowie Dateien auf Fileservern verfügbar. Die Verwaltung (Änderungsdienst etc.) führt zu hohem organisatorischem Aufwand, die Prozesse werden nur bedingt "gelebt", das Auffinden von relevanten Inforamtionen ist umständlich.

Lösung: In einem QM-Portal werden für alle Mitarbeiter zugänglich die relevanten Unterlagen verwaltet. Der Änderungsdienst inkl. Freigaben erfolgt über das System, ebenso die Benachrichtigung hiervon betroffener Mitarbeiter. Eine Volltext- und Schlagwortsuche gewährt das effektive Auffinden relevanter Informationen.

CRM/SRM: Verwaltung von Kunden- und Zuliefererinformationen

Kundenmanagement / CRM

Ausgangssituation: Informationen zu Kunden liegen über verschiedene Systeme verteilt in unterschiedlicher Qualität vor, viel Wissen ist nur in einzelnen Köpfen gespeichert. Auswertungen führen stets zu großem Aufwand und exzessivem „exceln“.

Lösung: Ein Kundenmanagement, das die für Sie relevanten Informationen über Kunden integriert zur Verfügung stellt. Existierende Systeme werden angebunden, die Organisation der Prozesse muss dafür Sorge tragen, dass alle Daten zwingend im System gepflegt sind.

Zulieferermanagement / SRM

Ausgangssituation: Diverse Zulieferer, über die unstrukturiert und in verschiedenen Medien (Papier, Excel) Unterlagen vorliegen.

Lösung: Ein Zulieferermanagement, das analog zum CRM entsprechend zentral die Daten vorhält. Denkbar sind Bewertungsprozesse sowie Teile, die vom Zulieferer selbst gepflegt werden (Ansprechpartner, Urlaube etc).

Extranet: Koordination von Partnern und Filialen

Weltweites Partnernetzwerk

Ausgangssituation: Weltweites Netz aus Vertriebspartnern, die sporadisch per E-Mail mit Informationen versorgt werden. Bestellungen gehen telefonisch oder als Fax ein, Ansprechpartner sind nicht klar benannt, Informationen werden häufig über E-Mails und Excel abgefragt.

Lösung: Partnerportal, über das personalisiert alle gewünschten Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Prozesse wie Bestellungen und Reklamationen laufen hierüber ab, der Bearbeitungsstand kann jederzeit und an jedem Ort nachvollzogen werden. Von den Partnern beizusteuernde Informationen werden im Portal gepflegt und stehen automatisch zentral zur Verfügung.

Filialsteuerung

Ausgangssituation: Informationen über Warenpräsentation, Aktionsartikel, spezielle Marketingaktionen etc. werden per E-Mail an das Filialnetz verteilt oder aufwändig in ein CMS eingepflegt. Die Kommunikation der Filialen untereinander oder von der Filiale zur Zentrale erfolgen per E-Mail oder telefonisch.

Lösung: Filialportal, das im Rahmen des Extranets personalisiert die relevanten Informationen zur Verfügung stellt. Prozesse werden hierüber abgebildet, Bearbeitungsstände und sonstige Informationen können zeitnah zentral abgerufen und ausgewertet werden.

Internet: Websites

Website Investitionsgüterhersteller

Ausgangssituation: Wenig zeitgemäße Website eines Investitionsgüterherstellers. Jede Änderung wird kostenpflichtig über eine Agentur abgewickelt. Die Integration änderungsintensiver Seiten, z. B. zu speziellen Warenangeboten, wird so erschwert.

Lösung: Website-Neuauflage mit modernem Layout basierend auf einem CMS. Redaktionelle Inhalte können mehrsprachig durch entsprechende Sachbearbeiter gepflegt werden und durchlaufen einen definierten Freigabeprozess. Viele änderungsintensive Seiten beziehen ihre Inhalte aus anderen Datenquellen (bspw. Niederlassungsdaten aus dem Extranet, wo diese durch die Niederlassungen selbst gepflegt werden).

Website Konzern und Töchter

Ausgangssituation: In einem multinationalen Konzern haben die einzelnen Töchter jeweils eigenständige Websites, über die teilweise identische Inhalte (z.B. gemeinsam vertriebene Produkte) redundant gepflegt werden, so dass sich im schlimmsten Fall widersprüchliche Aussagen ergeben.

Lösung: Zentralisiertes CMS zur Pflege sowohl der übergreifenden wie auch speziellen Inhalte. Grundsätzlich wird jede Information nur einmalig gepflegt, weitere Attribute und Regeln steuern, welche Information wo sichtbar wird. Weiterhin können länderspezifische Unternehmenswebsites für die Töchter generiert werden, die Datenpflege vereinfacht sich aber massiv.