Outlook Synchron Funktionalität

Mit Outlook Synchron lassen sich Kalender zwischen Outlook und Intrexx unter Verwendung verschiedener Strategien und Filtrierungen synchronisieren. Die Verwendung eines Exchange Servers ist nicht erforderlich.

Outlook Synchron unterstützt folgende Anwendungsfälle:

Beidseitige Synchronisation

Die beidseitige Synchronisation ermöglicht es, dass die Daten sowohl in Intrexx wie auch Outlook gepflegt werden können. Wird also beispielsweise ein Termin in Intrexx ergänzt, steht dieser nach der nächsten Synchronisation auch in Outlook zur Verfügung. Umgekehrt kann ein Termin in Outlook eingegeben werden, der nach der nächsten Synchronisation dann auch in Intrexx sichtbar wird. Gleiches gilt für das Ändern und Löschen von Terminen: Die Synchronisation sorgt dafür, dass die in einem System durchgeführte Operation im jeweils anderen System nachgezogen wird.

Die beidseitige Synchronisation eignet sich primär für Daten, die exklusiv von einem Benutzer bearbeitet werden. Sobald mehrere Mitarbeiter dieselben Daten verändern, ist eine beidseitige Synchronisation gefährlich, da potenziell dieselben Objekte bewusst oder versehentlich von unterschiedlichen Mitarbeitern verändert werden. Dies kann im Zuge der Synchronisation zu ungewünschten Resultaten führen, weswegen in solchen Fällen besser ein führendes System festgesetzt wird.

In den nachfolgend beschriebenen Anwendungsfällen ist die beidseitige Synchronisation sinnvoll und wird durch Outlook Synchron unterstützt.

Persönlicher Kalender:

Sämtliche Mitarbeiter können ihren persönlichen Intrexx Kalender mit einem beliebigen Outlook Kalender synchronisieren (typischerweise dem persönlichen Kalender).

Allgemeine Intrexx Kalender

Mitarbeiter können beliebige Intrexx Kalender mit einem beliebigen Outlook Kalender synchronisieren. Eine zentrale Anwendung hierfür ist, für einzelne Mitarbeiter Kalender in Intrexx anzulegen. Mit Hilfe der Intrexx Rechteverwaltung kann dann gesteuert werden, wer Einblick in wessen Kalender hat und ggf. dort auch Einträge vornehmen kann. Die Synchronisation gewährleistet, dass die Daten sowohl in Intrexx wie auch Outlook gepflegt werden können und Mitarbeiter ihre persönlichen Kalender in Outlook verfügbar haben.

Spiegelung nach Outlook

Diese Strategie sieht Intrexx als führendes System für die Datenpflege vor. Die entsprechenden Termine werden über Outlook Synchron in Outlook sichtbar gemacht, beispielsweise als Teil des persönlichen Kalenders.

In ihren „reinen Form“ führt diese Synchronisationsstratgie dazu, dass der jeweilige Outlook Kalender eine absolut originalgetreue Kopie des entsprechenden Intrexx Kalenders ist. Gefährlich hierbei ist, dass korrekterweise alle (nur) in Outlook erfassten Termine dieses Kalenders bei der Synchronisation gelöscht werden. Mit Hilfe von Filtern kann die Spiegelung auf einen Ausschnitt eines Kalenders beschränkt werden, konkret auf eine Kategorie. Indem also beispielsweise eine Kategorie „Intrexx“ im persönlichen Kalender angelegt wird, kann sichergestellt werden, dass nur die Termine dieser Kategorie ein originalgetreues Abbild des zu spiegelnden Intrexx Kalenders sind.

Intrexx Gruppenkalender:

In Intrexx kann sehr einfach ein Kalender um ein Feld „Teilnehmer“ ergänzt werden, in dem festgehalten wird, wer an dem entsprechenden Termin teilnimmt. Mit Hilfe von Outlook Synchron können diejenigen Termine in den persönlichen Outlook Kalender übernommen werden, an denen der jeweilige Benutzer teilnimmt. Technisch erfolgt dies durch Festlegung eines entsprechenden Filters auf das Feld Teilnehmer.

CRM / Vertriebstermine:

Die im Rahmen des CRM-Systems definierten Vertriebstermine können in den persönlichen Outlook Kalender übernommen werden. Es besteht die Möglichkeit, diese Spiegelung auf eigene Termine oder Termine mit eigener Beteiligung (sofern hierzu ein entsprechendes Feld vorgesehen ist) zu beschränken.

Allgemeine Intrexx Kalender:

Sämtliche Termine beliebiger Intrexx Kalender können in einen beliebigen Outlook Kalender übernommen werden. Hierbei findet zumeist keine Filtrierung statt.

Spiegelung nach Intrexx

Diese Strategie sieht Outlook als führendes System für die Datenpflege vor. Die entsprechenden Termine werden über Outlook Synchron in einem Intrexx Kalender sichtbar gemacht.

Allgemeiner Intrexx Kalender:

Über diese Synchronisationsstrategie kann gewährleistet werden, dass ein definierter Intrexx Kalender ein originalgetreues Abbild eines Outlook Kalenders ist. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn die Pflege eines für mehrere Benutzer bereitzustellenden Kalenders ausschließlich durch eine Person (in Outlook) erfolgt. Zum Beispiel ermöglicht dies, dass die Kalender von ausgewählten Benutzern (z.B. Außendienstmitarbeitern) im Portal allgemein zur Ansicht bereitgestellt werden. Hierbei muss dann pro Person ein entsprechender Intrexx Kalender eingerichtet werden.